Aktiviti kerja: Aktor + kata kerja + objek + konteks + alat + input + output + keputusan + KPI

Mak Cik Ros sudah dua puluh tahun berniaga nasi lemak. Pada suatu pagi dia demam, dan anak saudaranya, Amir, terpaksa membuka gerai. Pesanan Mak Cik Ros melalui telefon hanya dua perkataan: “Jaga gerai.”

Amir cuba sedaya upaya. Nasinya terlalu lembik, sambal habis pukul sembilan, dan apabila seorang pelanggan tetap minta berhutang hingga Jumaat, dia setuju. Semua itu bukan salahnya. “Jaga gerai” ialah nama jawatan, bukan arahan.

Minggu berikutnya Mak Cik Ros menampal sekeping kad di dinding: siapa yang masak, masak apa, untuk berapa orang, guna periuk mana, daripada bahan apa, apa yang dihidang di pinggan, keputusan mana yang hak dia (hutang, tukar harga), dan bagaimana rupa pagi yang baik (habis sebelum pukul sepuluh, tiada aduan). Amir buat dengan betul pada kali pertama.

Banyak huraian tugas dalam sektor awam berbunyi seperti “jaga gerai”: “uruskan laporan KRT”, “pantau isu komuniti”. Aktiviti kerja ialah kad di dinding itu. Ia ada sembilan bahagian. Apabila anda boleh menulisnya, anda boleh menyerahkan bahagian yang sesuai kepada pembantu AI dan mengekalkan keputusan di tempat yang sepatutnya.

Idea dalam 30 saat

Siapa buat apa

Aktor, satu kata kerja aktif dan objek yang khusus.

Idea dalam 30 saat0:00 / 0:31

Intipati utama

Ingat perkara ini, walaupun anda lupa yang lain.

Aktiviti kerja ada sembilan bahagian: Aktor + Kata kerja + Objek + Konteks + Alat + Input + Output + Keputusan + KPI.
Tulis dalam ayat aktif, dengan satu kata kerja: “PPD menyemak…”, bukan “Laporan diuruskan”.
Sembilan bahagian yang sama menjadi taklimat AI. AI boleh membantu dengan kata kerja, objek dan output. Keputusan kekal pada pegawai.
KPI dalam halaman ini ialah sasaran contoh, bukan KPI sebenar KPN. Tetapkan sasaran anda bersama penyelia.

Daripada “uruskan laporan KRT” kepada aktiviti sebenar

Mulakan dengan satu baris yang mungkin anda temui dalam huraian tugas atau rancangan kerja. Kemudian ketik ke sebelah untuk melihat kerja yang sama ditulis sebagai aktiviti penuh.

Uruskan laporan KRT.

Apa yang biasanya anda dapat

Setiap pembaca mengisi kekosongan dengan cara sendiri. Pegawai baharu tidak tahu laporan mana, bila tarikh akhirnya, disemak berdasarkan apa, atau siapa yang meluluskan. AI yang diberi baris ini akan menulis perenggan umum tentang pengurusan laporan.

Pegawai Perpaduan Daerah (PPD) menyemak laporan aktiviti bulanan KRT bagi 24 KRT di Daerah Contoh, sebelum laporan negeri disusun, menggunakan sistem pelaporan jabatan dan hamparan senarai semak, berdasarkan laporan, gambar dan senarai kehadiran yang dihantar oleh setiausaha KRT, untuk menghasilkan jadual status dan mesej susulan. PPD memutuskan sama ada setiap laporan diterima atau dipulangkan. KPI (contoh): setiap laporan disemak dalam 5 hari bekerja.

Apa yang biasanya anda dapat

Pegawai baharu boleh melakukannya esok. Penyelia boleh menyemaknya. Dan seperti yang anda akan lihat di bawah, pembantu AI boleh mengambil alih kerja menyemak dan merangka sementara pegawai mengekalkan keputusan.

Daerah Contoh, 24 KRT di dalamnya dan setiap sasaran dalam halaman ini adalah rekaan.

Sembilan bahagian

Berikut kad penuh bagi aktiviti itu. Setiap bahagian menjawab satu soalan. Cip kecil pada setiap bahagian menunjukkan siapa yang melakukannya apabila AI terlibat.

Kad aktiviti kerja

Menyemak laporan aktiviti bulanan KRT

AktorSiapa yang melakukannya?Pegawai Perpaduan Daerah (PPD), Daerah ContohPegawai menetapkan
Kata kerja aktifApa tindakannya?SemakAI boleh bantu
ObjekApa yang dikenakan tindakan?laporan aktiviti bulanan KRTAI boleh bantu
KonteksBila, di mana, untuk siapa?bagi 24 KRT di Daerah Contoh, setiap bulan, sebelum laporan negeri disusunPegawai menetapkan
AlatDengan apa?sistem pelaporan jabatan, hamparan senarai semak, alat AI yang diluluskan jabatanPegawai menetapkan
InputApa yang masuk?laporan, gambar dan senarai kehadiran daripada setiausaha KRT (nama dibuang); senarai semak jabatanPegawai menetapkan
OutputApa yang keluar?jadual status (lengkap / tidak lengkap, apa yang tiada) dan draf mesej susulanAI boleh bantu
KeputusanSiapa memutuskan apa?PPD memutuskan sama ada setiap laporan diterima atau dipulangkan dengan sebabPegawai memutuskan
KPI (sasaran contoh)Bagaimana kita tahu ia baik?setiap laporan disemak dalam 5 hari bekerja; setiap laporan yang dipulangkan menyatakan perkara khusus yang tiadaPegawai memutuskan

Contoh rekaan. Daerah, bilangan KRT dan sasaran KPI hanyalah contoh, bukan data atau KPI sebenar KPN.

Kad aktiviti kerja bagi tugas KRT rekaan. AI boleh membantu dengan kata kerja, objek dan output. Pegawai menetapkan konteks, alat dan input, dan mengekalkan keputusan.

Bahagian	Lemah	Kukuh
Aktor	pejabat	Pegawai Perpaduan Daerah (PPD)
Kata kerja	uruskan	semak
Objek	hal-hal KRT	laporan aktiviti bulanan KRT
Konteks	apabila ada masa	bagi 24 KRT, sebelum laporan negeri
Alat	komputer	sistem pelaporan dan senarai semak
Input	semua benda	laporan, gambar, senarai kehadiran (nama dibuang)
Output	sesuatu untuk bos	jadual status dan mesej susulan
Keputusan	mengikut keadaan	PPD menerima atau memulangkan setiap laporan
KPI	dibuat dengan baik	disemak dalam 5 hari bekerja (contoh)

Tiga bahagian pertama ialah baris Kata Kerja, Objek, Pengelas yang sudah anda kenali, dengan aktor ditambah. Halaman Bloom dan Simpson membantu anda memilih kata kerja. Enam bahagian lagi itulah yang menukar satu dapatan menjadi kerja yang benar-benar boleh dilakukan.

Tulis dalam ayat aktif

meletakkan aktor di hadapan dan menamakan tindakannya: “PPD menyemak laporan itu.” Ayat pasif menyembunyikan aktor: “Laporan akan disemak.” Dalam aktiviti kerja, aktor yang tersembunyi ialah masalah sebenar, kerana tiada siapa yang memiliki tugas itu.

Tiga peraturan ringkas:

Satu aktor. Jika dua unit berkongsi kerja, itu dua aktiviti, dengan serahan tugas di antaranya.
Satu kata kerja. “Semak dan luluskan” ialah dua aktiviti. Kelulusan biasanya satu Keputusan, jadi ia milik seseorang yang berkuasa.
Objek yang boleh dikira. “Laporan” lebih baik daripada “hal-hal”. “Laporan aktiviti bulanan bagi 24 KRT” lebih baik lagi.

Keputusan kekal pada pegawai

Lihat bahagian Keputusan pada kad itu. Itulah satu-satunya bahagian yang tidak patut diambil alih oleh pembantu AI. Keputusan untuk menerima laporan KRT, memulangkan tuntutan geran atau menilai sesuatu isu komuniti sebagai berisiko tinggi memberi kesan kepada orang sebenar dan memerlukan seseorang yang bertanggungjawab.

Itu tidak bermakna AI tidak berguna di sini. Ia bermakna AI melakukan kerja di sekeliling keputusan itu:

AI menyemak dan menyusun: membaca setiap laporan berdasarkan senarai semak, menyenaraikan apa yang tiada, merangka mesej susulan.
AI menanda berserta sebab: “Laporan 7 tiada senarai kehadiran; saya cadangkan ia dipulangkan.”
Pegawai memutuskan: menerima, memulangkan, atau mengatasi cadangan itu, dan menurunkan tandatangan.

Jadikan aktiviti itu taklimat AI

Apabila sembilan bahagian sudah ditulis, taklimat AI hampir tertulis dengan sendirinya. Setiap bahagian dipetakan kepada satu baris taklimat, sama seperti kaedah AIM:

Bahagian aktiviti	Menjadi ini dalam taklimat
Aktor	“Anda pembantu kepada seorang Pegawai Perpaduan Daerah.”
Kata kerja + Objek + Konteks	Misi: apa yang perlu dibuat, pada apa, untuk siapa, bila
Input	Bahan yang anda tampal atau lampirkan, dengan data peribadi dibuang
Alat	Di mana kerja dibuat, dan apa yang tidak boleh digunakan oleh AI
Output	Bentuk tepat hasil yang dipulangkan
Keputusan	Apa yang tidak boleh diputuskan oleh AI, dan cara menanda sebagai ganti
KPI	Sasaran untuk menyemak output

Berikut taklimat bagi aktiviti KRT itu, sedia untuk disalin.

Aktiviti kerja kepada taklimat AI: semakan laporan KRT

Anda pembantu kepada seorang Pegawai Perpaduan Daerah (PPD) yang menyemak laporan aktiviti bulanan KRT.

Semak laporan aktiviti bulanan bagi 24 KRT di Daerah Contoh. Kerja ini dibuat sebelum laporan negeri disusun.

Di bawah ialah laporan, senarai kehadiran dan penerangan gambar yang dihantar oleh setiap setiausaha KRT. Nama, nombor MyKad, alamat dan nombor telefon telah dibuang. Di bawahnya pula ialah senarai semak laporan jabatan.

<laporan>
(tampal laporan yang sudah dianonimkan di sini)
</laporan>

<senarai_semak>
(tampal senarai semak jabatan anda di sini)
</senarai_semak>

Hasilkan:
1. Jadual status dengan lajur KRT, Lengkap (Ya / Tidak), Perkara yang tiada, dan Tindakan dicadangkan (Terima / Pulangkan).
2. Bagi setiap laporan bertanda "Pulangkan", satu mesej susulan yang ringkas dan sopan dalam Bahasa Melayu kepada setiausaha KRT, yang menyatakan perkara yang tiada.

Keputusan: jangan terima atau pulangkan mana-mana laporan sendiri. "Tindakan dicadangkan" hanyalah cadangan, dengan sebab dalam satu baris. Pegawai yang memutuskan.

Sebelum selesai, semak: setiap KRT muncul sekali dalam jadual; setiap "Pulangkan" menyatakan sekurang-kurangnya satu perkara khusus yang tiada berdasarkan senarai semak; tiada apa-apa dalam jadual yang direka. Jika laporan tidak dapat dibaca, tulis "Tidak dapat dibaca", jangan meneka.

Taklimat ini juga boleh menjadi spesifikasi untuk pembantu AI yang boleh diguna semula. Jika jabatan anda telah meluluskan alat AI yang membolehkan anda menyimpan arahan tetap sebagai pembantu tersuai, aktiviti sembilan bahagian inilah yang dimasukkan ke dalam arahan itu. Gunakan hanya alat AI yang diluluskan oleh jabatan anda.

Bina aktiviti kerja anda sendiri

Giliran anda. Pilih satu tugas, kemudian pilih atau tulis setiap satu daripada sembilan bahagian. Mulakan dengan versi kabur dahulu, dan perhatikan ayat dan taklimat itu dipenuhi kekosongan. Kemudian jelaskan setiap bahagian dan lihat apa yang berubah. Cuba serahkan Keputusan kepada AI dan lihat apa kata makmal itu.

Makmal aktiviti kerja

Bina aktiviti kerja, kemudian beri taklimat kepada AI

Pilih satu tugas. Kemudian pilih atau tulis setiap satu daripada sembilan bahagian. Ayat aktiviti dan taklimat AI akan tersusun sendiri di bawah.

Sembilan bahagian

1/9 · AktorSiapa yang melakukan kerja ini?

Aktiviti itu, dalam satu ayat

[Aktor] [Kata kerja] [Objek] [Konteks], menggunakan [Alat], berdasarkan [Input], untuk menghasilkan [Output]. Keputusan: [Keputusan]. KPI: [KPI].

Taklimat AI yang terhasil

Anda pembantu kepada [Aktor].
Misi: [Kata kerja] [Objek] [Konteks].
Input: [Input].
Gunakan: [Alat].
Hasilkan: [Output].
Keputusan: [Keputusan]
Sasaran untuk disemak: [KPI].
Sebelum mula: nama, nombor MyKad, alamat dan nombor telefon telah dibuang. Jika anda menjumpai mana-mana daripadanya, berhenti dan beritahu saya.

0 daripada 9 bahagian jelas

KPI: boleh diukur, dan milik anda

pada aktiviti kerja menjawab soalan “bagaimana kita tahu ia berjaya?” KPI yang baik ialah sesuatu yang boleh dikira atau ditanda: had masa, kadar kelengkapan, atau semakan kualiti.

Setiap KPI dalam halaman ini ialah sasaran contoh yang direka untuk menunjukkan bentuknya. Jabatan, bahagian atau pejabat negeri anda yang menetapkan sasaran sebenar. Apabila anda menulis aktiviti untuk kerja anda sendiri, tanya penyelia anda sasaran mana yang terpakai, atau tulis “sasaran: akan dipersetujui” dan bukannya mereka-reka satu.

KPI juga paling sesuai menjadi baris terakhir taklimat AI. “Setiap laporan yang dipulangkan menyatakan perkara khusus yang tiada” ialah semakan yang boleh dijalankan oleh AI pada outputnya sendiri, dan boleh anda sahkan dalam seminit.

Kesilapan biasa

Menulis tajuk tugas, bukan aktiviti. “Pelaporan KRT” ialah tajuk. “PPD menyemak laporan aktiviti bulanan KRT” ialah aktiviti.
Membiarkan Keputusan kosong. Jika tiada siapa memiliki keputusan itu, AI atau pegawai paling junior yang akhirnya membuatnya.
Membiarkan AI memutuskan. “AI meluluskan tuntutan” gagal ujian akauntabiliti, setepat mana pun AI itu kelihatan.
Mereka-reka KPI. Angka rekaan yang ditulis dalam rancangan kerja akan menjadi sasaran seseorang. Persetujui sasaran bersama penyelia anda.
Menampal data mentah. Bahagian Input ialah tempat data peribadi mudah terlepas masuk. Buang nama, nombor MyKad, alamat dan nombor telefon terlebih dahulu, dan patuhi peraturan data dan keselamatan jabatan anda sendiri.

Di mana kedudukannya

Kata Kerja, Objek, Pengelas memberi anda dapatan yang bersih. Bloom dan Simpson menajamkan kata kerjanya. Aktiviti kerja menukarnya menjadi tugas yang boleh dilakukan oleh seseorang dan dibantu oleh AI. Seterusnya, OODA menunjukkan cara menjalankan aktiviti itu apabila keadaan sentiasa berubah.

Uji kefahaman anda

Syabas!

Pelajaran selesai

Anda telah sampai ke penghujung. Jawab kuiz di atas jika belum, untuk XP tambahan.

0 XP
0 hari berturut-turut